Cum se preda si se preia o asociatie de proprietari

Serie curs administratori seara mai-iunie 2018 la Commons Lounge, Unirea.

Odata cu cresterea numarului de parteneri, a numarului de preluari de asociatii, dar si cu ocazia fiecarei serii de curs am primit din nou si din nou aceasta intrebare: „Cum preiau corect o asociatie de proprietari?”

Cu acest articol ma adresez in principal voua, firmelor de administrare, pentru ca, in opinia mea, a doua cea mai importanta etapa in ciclul de viata al unui client este preluarea gestiunii asociatiei. Si, desi in sine operatiunea este destul de simpla, uneori s-ar putea sa va regasiti in situatia de a complica inutil lucrurile.

Ca in toate explicatiile mele, vom pleca de la relatiile dintre parti si responsabilitatile lor.

Cel mai important de retinut este ca intre vechiul administrator si noul administrator nu exista niciun fel de relatie contractuala, deci nu exista motive pentru avea nici un alt tip de relatie. Din punctul meu de vedere nu exista motive suficient de bune ca noul administrator sa interactioneze verbal, in scris, prin interpusi sau in orice alt fel cu vechiul administrator. Aceasta interactiune, desi poate parea ca ajuta, in realitate nu face decat sa complice viata noului administrator.

In procesul de predare si preluare a unei asociatii de proprietari exista doar doua relatii contractuale relevante:

  1. intre vechiul administrator si asociatia de proprietari 
  2. intre asociatia de proprietari si noul administrator

Acesta este drumul pe care trebuie sa se plimbe informatia, documentele, cheile si/sau orice alte obiecte necesare acestei tranzitii.

Vechiul administrator isi incheie relatia cu asociatia de proprietari conform cu raspunderea asumata prin contract si preda tot ce era in gestiunea sa plecand de la acea raspundere. Daca doreste, poate lasa o serie de notite sau comunicari pentru noul administrator, dar nu exista motive ca el sa ceara vreun raspuns sau o comunicare din partea noului administrator.

Noul administrator primeste ceea ce considera necesar din ce i se ofera de catre asociatia de proprietari, plecand de la responsabilitatile asumate prin contract. Daca a propus un contract complet si corect, noul administrator nu are de ce sa solicite de la asociatia de proprietari altceva decat ceea ce i s-a oferit si, indiferent de situatie, nu are nevoie de informatii sau obiecte de la vechiul administrator. El nu initializeaza o comunicare cu vechiul administrator, iar daca aceasta i-a fost solicitata de catre vechiul administrator, se abtine de la a-i da curs.


Acestea fiind spuse, vom trece rapid in revista care sunt documentele contabile necesare pentru cele doua etape ale procesului.

Pentru predarea gestiunii, un reprezentant al vechiului administrator preda cu proces verbal asociatiei de proprietari, reprezentata de presedinte sau un alt membru delegat, documentele si/sau obiectele pe care vechiul administrator considera de cuviinta sa le predea. Asociatia de proprietari poate cel mult propune lista de documente de mai jos, dar nu impune aceasta lista si preia fara presiuni asupra vechiului administrator doar ceea ce i se ofera. Responsabilitatea pentru predarea completa apartine administratorului, iar acesta poate fi tras la raspundere intr-o etapa ulterioara. Interesul asociatiei este sa preia cat mai repede si in termeni amiabili ceea ce i se ofera de bunavoie si abia apoi sa se angajeze intr-o procedura dificila si de durata de recuperare a celorlalte articole lipsa.

Iata lista de articole pe care asociatia de proprietari doreste sa le detina la finalizarea predarii de catre vechiul administrator:

  • toate dosarele aferente lunilor lucrate de vechiul administrator, in fiecare dosar existand:
    • lista de plata afisata, in original, preferabil insotita si de un format citibil electronic (Excel, PDF)
    • centralizatorul aferent listei de plata
    • o lista a cazurilor speciale de repartizare a sumelor pe apartamente (apartamente scutite complet sau partial de la anumite servicii)
    • facturile pe baza carora a fost intocmita lista de plata
    • chitantele de plata aferente facturilor de la punctul anterior
    • statul de plata si declaratia 112 aferente listei, daca e cazul
    • chitantele de incasari de la apartamente, aferente listei anterioare
    • registrul jurnal intre data afisarii listei anterioare si data afisarii listei curente
    • registrul de casa intre data afisarii listei anterioare si data afisarii listei curente
    • extrasele de cont pentru toate conturile bancare intre data afisarii listei anterioare si data afisarii listei curente
    • situatia de activ-pasiv impreuna cu explicarea defalcata a sumelor daca trebuia intocmita in luna afisata
    • raportarea trimestriala 
    • situatia indecsilor/consumurilor pe apartamente pentru toate serviciile cu contoare
  • registrele tuturor fondurilor constituite ale asociatiei de proprietari
  • fise de penalizare din ultima luna afisata pentru toate apartamentele pentru care s-au calculat penalizari
  • soldurile casa si banca la data ultimei operatiuni a vechiului administrator, impreuna cu data acestor solduri
  • o lista defalcata pe facturi a restantelor existente la furnizori
  • situatia restantelor proprietarilor pentru cote, defalcat pe luni, impreuna cu data scadenta a fiecarei luni restante 
  • suma reprezentand soldul de casa
  • datele si modalitatea de acces in conturile online de la toate bancile la care asociatia are conturi deschise si de la toti furnizorii de utilitati
  • datele de acces in registrul REVISAL
  • actul constitutiv, statutul si orice alte documente care tin de infiintarea asociatiei de proprietari in original (acestea ar trebui oricum sa ramana intotdeauna la asociatie sau la presedinte; administratorul ar putea sa primeasca cel mult copii ale acestor documente)
  • datele de acces in adresele de email dedicate comunicarilor dintre proprietari si asociatie, daca este cazul
  • cheile (toate copiile) aferente imobilului care sunt in posesia vechiului administrator

Aceasta lista nu este exhaustiva si poate fi completata cu orice alte propuneri sau poate fi scurtata, in cazul in care asociatia detine deja o parte dintre articolele din lista. In varianta ideala, toate aceste documente sunt detinute atat in orginal, cat si in varianta electronica.

Presedintele sau persoana imputernicita din partea asociatiei de proprietari intocmeste un proces verbal in care noteaza cu lux de amanunte documentele primite si, eventual, starea lor (daca sunt incomplete). 


Daca vechiul administrator nu doreste sa predea nimic sau preda doar un numar foarte mic de articole, asta nu impiedica in niciun fel procedura de preluare de catre noul administrator.

Pentru preluarea gestiunii, presedintele sau un reprezentant al asociatiei de proprietari preda gestiunea catre un reprezentant al noului administrator. O preluare ideala presupune transferul marii majoritati a documentelor din lista de la predare, in format electronic sau in copie. Am totusi o mentiune: daca exista situatia restantelor proprietarilor pentru cote, defalcat pe luni, sau nu se calculeaza penalizari procentuale, atunci noul administrator nu mai are nevoie de toate dosarele aferente lunilor din urma, ci doar de ultimul, cel aferent ultimei liste de plata afisate, insotit de toate celelalte articole mentionate.

Reprezentantul noului administrator intocmeste un proces verbal in care noteaza cu lux de amanunte documentele primite si, eventual, starea lor (daca sunt incomplete).

In cazul in care noul administrator nu primeste niciun articol, atunci se intocmeste un proces verbal in care este specificat ca, la inceputul activitatii, noul administrator nu a luat nimic in gestiune din partea asociatiei de proprietari. In opinia mea este mult mai importanta mentinerea continuitatii afisarii listelor de plata si a incasarilor de la proprietari decat procesul de transfer al gestiunii. Acesta este motivul pentru care, daca apar orice fel de intarzieri in procesul de transfer al gestiunii, noul administrator ar trebui sa inceapa activitatea cat mai curand dupa semnarea contractului, folosind doar informatiile care sunt disponibile la momentul respectiv.

In varianta ideala, noul administrator are nevoie de urmatoarele documente si informatii, in format electronic, pentru a initializa complet asociatia de proprietari in Aviziero:

  • o lista cu detaliile apartamentelor: scara, numar, nume proprietar si chirias, email, telefon si datele de facturare daca este persoana juridica
  • ultima lista de plata afisata si centralizatorul aferent
  • situatia restantelor proprietarilor pentru cote, defalcat pe luni
  • o lista a sumelor stabilite, incasate si existente pe fiecare fond in parte, defalcate pe apartamente pentru fondurile la care este cazul
  • valorea procentului de penalizare si perioada de gratie
  • soldurile de casa si de banca si datele aferente lor
  • indecsii vechi si noi ai contoarelor pentru luna care urmeaza a fi afisata
  • o lista defalcata pe facturi a restantelor existente la furnizori

Daca un consultant Aviziero ajuta la introducerea datelor, atunci procedura dureaza minim 5 zile lucratoare, dar acest interval poate creste considerabil in functie de marimea asociatiei si rapiditatea cu care primim noi aceste informatii. Tineti cont de acest aspect inainte de a promite ceva asociatiei de proprietari.


Responsabilitatea pentru ce nu s-a predat, al gestiunii contabile si financiare pentru perioada in care a fost administrator sta cu acel administrator. Imediat dupa incheierea etapei amiabile de predare a gestiunii catre reprezentantul asociatiei, asociatia de proprietari ar trebui sa se indrepte prin orice alte mijloace necesare impotriva vechiului administrator, pentru a finaliza procesul de preluare. Daca presedintele asociatiei nu intreprinde actiunile necesare pentru a prelua complet gestiunea in termenul legal stabilit de la vechiul administrator, atunci asociatia de proprietari se poate indrepta impotriva presedintelui care ar fi trebuit sa intreprinda respectivele actiuni pentru recuperarea prejudiciului.

Noul administrator nu are niciun fel de responsabilitate asupra procesului de transfer sau asupra gestiunii contabile si financiare a asociatiei inainte de data preluarii. Responsabilitatea sa incepe de la data preluarii gestiunii si porneste de la informatiile pe care le-a avut in acel moment. De asemenea, este in responsabilitatea sa ca, pe parcurs ce asociatia de proprietari intregeste arhiva de documente si apar noi informatii, sa ajusteze gestiunea conform cu aceste informatii.

Ca de obicei, clientilor le stam la dispoztie pentru orice fel de intrebari sau nelamuriri prin intermediul sistemului de tichete din aplicatie! Pe toti ceilalti va indemnam sa ne lasati un comentariu mai jos si vom incerca sa raspundem, in limita timpului disponibil.

Bogdan

Comments

Cosmin  Reply
21 iulie 2018

Articolul este foarte bun și in același timp foarte util. Mulțumim!

Lasă un răspuns